Begreppet aktivitetsbaserade arbetsplatser innebär i korthet att ingen medarbetare har en egen arbetsplats, med eget skrivbord. Individen är mobil och väljer själv var han/hon ska sitta och utföra sitt arbete för dagen. Man frångår således både den traditionella lösningen där alla hade eget rum (så kallat ”cellkontor”), men det är även ett steg bort från kontorslandskap. Arbetsmiljön ska alltså utformas utefter vilka arbetsuppgifter som ska utföras. Vanligt är att ha tre zoner: en tyst och stilla, en mellantyst och en mer livlig zon som kan användas för möten och diskussioner kollegor emellan. Det finns även mötesrum som kan bokas. Personliga tillhörigheter förvaras i ett skåp.

Att genomdriva en sådan planlösning handlar inte enbart om att skapa en ny sorts arbetsmiljö. Det är en ganska omfattande process, som bör vara ett led i utvecklingsarbetet för företaget. Från ledningens håll kan syftet vara att spara lokalkostnader och förhoppningsvis uppnå ökad kreativitet och produktivitet.

Hjärn- och stressforskningen menar på att vi människor koncentrerar oss lättast - och presterar bäst -om vi känner att vi har en trygg arbetsmiljö där vi inte ständigt blir avbrutna. Om man blir avbruten kan det ta upp till 15 minuter att återfå samma fokus som innan. Forskning på öppna kontorslandskap visar också att koncentrationen försämras och att man tar ut fler sjukdagar jämfört med om man sitter i eget rum. Detta kan till exempel härledas till fler störningsmoment och att virus lättare sprids i öppna kontorslandskap.

Enligt Christina Bodin Danielsson, forskare inom området arkitektur och stress, överväger fördelarna med att övergå från kontorslandskap till aktivitetsbaserad arbetsplats. Känslan av kontroll ökar då valfriheten ökar. Så länge det finns tillräckligt med zoner/rum för tyst arbete kan du också få bättre möjlighet att jobba koncentrerat jämfört med i ett öppet kontorslandskap. I förhållande till cellkontor ökar möjligheten till spontana möten och social samvaro, vilket av många ses som positivt. Det kan också öka effektiviteten. I en holländsk studie såg man ingen minskning i produktiviteten när man övergick från cellkontor till aktivitetsbaserad kontorsmiljö, däremot såg man en liten ökning av hälsan. Det verkar också som att medarbetarnas upplevelse av ledarskapet förbättras i aktivitetsbaserade arbetsmiljöer, då hierarkier och positioner suddas ut.

Riskerna med att övergå till en aktivitetsbaserad arbetsplats verkar framförallt uppstå om man inte har gjort en grundlig analys innan. Arbetssättet passar inte alla arbetsplatser. Man behöver noga analysera vilka arbetsuppgifter som ska utföras. Hur mycket möten, kommunikation och interaktion kräver arbetsuppgifterna? Hur mycket komplext, koncentrationskrävande, arbete ska utföras? Repetitiva arbetsuppgifter som är automatiserade kräver inte lika hög koncentration och därmed mindre behov av tyst yta, jämfört med det komplexa och koncentrationskrävande. Man behöver också ta hänsyn till att människor är olika i sin personlighet. Vissa föredrar liv och rörelse runt omkring sig då de ska arbeta, medan andra personer - som uppskattar rutiner, vana och trygghet - troligtvis skulle kunna uppleva en aktivitetsbaserad arbetsplats som mer stressande och därmed prestera sämre. Erfarenheter från arbetsplatser där aktivitetsbaserad arbetsmiljö införts tyder också på att det är av allra största vikt att det finns tillräckligt med arbetsplatser, det vill säga att det inte uppstår situationer där anställda behöver ”jaga” en arbetsplats för dagen.

I en tid där trenden går mot aktivitetsbaserade arbetsplatser behöver vi således tänka till innan - och ställa oss frågan - hur kommer detta påverka de anställda, deras mående och produktivitet?