Rebecca Ryd är leg. psykolog och organisationskonsult på PBM i Malmö.

Med dagens förändringstakt minskar våra möjligheter att förstå och lära känna vår samtid allt mer. Hela tiden förändras det vi tänker att vi förstår oss på; våra vanor blir snabbare och snabbare utdaterade i relation till vår omvärld. Stressigt? Hysteriskt? Ja, kanske. En del av verkligheten? Absolut. 

Verksamheter som säljer tjänster och produkter behöver ständigt anpassa sig till ändrade konsumentbeteenden och trender och vara ett steg före för att möta de behov som uppstår. Offentlig verksamhet har lagstadgade krav på sig att hålla en viss effektivitet och kvalitet, annars utgår välbehövda statliga medel och kostbara viten kan utgå. På toppen hamnar de som förstår dessa behov och skapar användbara verktyg att applicera på omvärlden. Till exempel en elscooter för unga urbana medborgare som vill ta sig runt i stan snabbt och miljömedvetet. Utan att bli svettig. Eller en tjänst som gör det möjligt att gå till doktorn hemma i soffan och slippa sitta timmar i ett väntrum fullt av andra spännande bakteriehärdar.

Som medarbetare i de verksamheter som verkar i dagens samhälle kan förändringstakten te sig olika snabb. Likheten för långt de flesta branscher är att förändring inte längre är ett val utan en fråga om överlevnad. Anpassa dig eller bli ett minne blott.

I verksamheter märks det till exempel i förändringsprocesser av olika slag. Enheter som slås ihop, team som får nya arbetsuppgifter, chefer som får nya medarbetare att leda, avdelningar som får nya direktiv och strategier att realisera, mål som förändras och planer som justeras.

Vi människor är vanedjur, vi tycker om det förutsägbara och det vi känner till. Det tar energi att förhålla sig till ny information. Det vi vet om förändringar är att det kända och trygga (och för hjärnan enkla) byts ut och att nya okända processer, strukturer, beteenden och mål läggs till. Utifrån en krav-kontroll-modell, där upplevelsen av vår förmåga att hantera de krav som ställs på oss står i relation till vår upplevelse av att kunna klara av – kontrollera – dessa, kan förändring ses som en utmaning för individen. Det är oundvikligen så att vi kommer ha en obalans i vågskålarna när vi genomgår förändring.

Det är viktigt att förstå människors behov för att bygga motivation.

I en omorganisation eller tider av förändringsprocesser i verksamheter går det oftast fortare att få koll på organisationskartan än det gör att förändra beteenden, oavsett om man som medarbetare är positiv eller mindre positiv till förändringen. Inte konstigt, eftersom individen har fullt sjå med att hantera sina vågskålar med allt vad det innebär av nyfikenhet, vånda, oro, förväntan, osäkerhet, upprymdhet, frustration och i vissa fall sorg. 

Det vi på PBM ser i vårt dagliga arbete är att medarbetare, individerna som är byggstenarna i verksamheten, verkar i strukturer som utifrån ett beteendepsykologiskt perspektiv inte alltid är anpassade för optimerad effektivitet. Hur våra processer ser ut, hur teamen är uppbyggda, när möten hålls och hur långa de är, vem som rapporterar till vem, vilka arbetsuppgifter som lämpar sig för teamarbete och inte, är exempel på sådana strukturer. Att genomföra förändring som håller – tills den ska ändras igen – handlar om att förstå byggstenarna, förstå människors behov av tydlighet (känsla av kontroll och hanterbarhet), tillhörighet (känsla av sammanhang), att känna sig bra på det man gör (känsla av kompetens, begriplighet) och delaktighet (känsla av att kunna påverka).

När vi förstår människors behov och drivkrafter kan vi göra mer informerade analyser av hur vi får folk med oss, hur de kan utvecklas, och hur vi kan bygga motivation för till synes oövervinnliga hinder och högt satta mål. Vi kan dessutom, av bara farten, sörja för att folk ska må bra på jobbet. Det i sin tur ökar ytterligare våra chanser och möjligheter att behålla, utveckla och stimulera våra medarbetare till att i linje med verksamhetens mål och förändringsdrömmar vara i framkant och i samklang med vår verksamhets livsnödvändiga kontext.