För några veckor sedan slutade en fredagskväll i en bohemisk 40-tals lägenhet, sittandes på golvet med mustaschprydda arkitektstudenter iklädda avslappnade tunikor. Under den orangea kökslampan diskuterade vi deras utbildning och vad de tänkte göra med sin examen när de blev klara. På egna, unika vis uttryckte de med lagom portion entusiasm ungefär samma sak: ”Jag vill skapa utrymmen där människor interagerar, det handlar om att forma, (paus för eftertänksamhet), mötesplatser”.

Jag hade i denna stund inte mage att invända och påpeka att nytänkandet på det Malmöitiska köksgolvet inte var särskilt nytt. Snarare speglar studenternas målbild den Silicon Valley- ursprungna trend som de senaste åren har spridit sig som en löpeld genom kontorssverige; flexkontoren. I dessa kontor har medarbetarna inte längre ett eget skrivbord, istället finns det en mängd olika arbetsplatser att välja på. När medarbetaren kommer till jobbet på morgonen kan hen välja den arbetsstation som passar bäst för dagen. Kanske är det ett skrivbord i tyst avdelning för administration, en caféliknande avdelning för telefonsamtal och stående möten eller ett stimulerande grupprum för kreativt teamarbete?

Det finns goda argument för flexkontor. Forskare bekräftade nyligen i Harvard Business Review att den nya kontorsutformningen maximerar användningen kontorsytan, ökar kreativitet och produktivitet samt ökar facetime. Förespråkare menar att kontoren anpassas efter människornas behov och inte människorna efter kontoret. Det handlar om, som mitt festsällskap sade, att skapa mötesplatser. Företag som Google, Microsoft, Yahoo och Facebook började. Nu, några år senare, har Försäkringskassan, Värmdö kommun och Stockholms läns landsting tagit efter.

Retoriken kring flexkontoren är svår att argumentera emot. Vem vill inte skapa mötesplatser, främja kreativitet och anpassa kontorsplanering efter människornas behov på arbetsplatsen? Fördelarna tycks vara så intuitiva att det känns omodernt att inte haka på trenden. Eller?

Psykologiforskning visar att det finns goda skäl att stanna upp och nyansera diskussionen om flexkontoren. Arbetslivsforskaren Susanna Toivanen är tydlig med att kontorsformen inte passar alla. Tidigare har dessa kontor används mycket på arbetsplatser där medarbetarna av olika skäl inte är på plats en stor del av tiden. Nu används kontorsformen i verksamheter där människor vistas varje dag. Hennes forskning visar att denna typ av arbetsmiljö för dessa grupper kan leda till stress och sämre hälsa. Detta får stöd i annan publikation från Stressforskningsinstitutet som visar att de medarbetare som har individuella rum upplever mindre stress än medarbetare i öppna kontorslandskap och flexkontor. Toivanen uttrycker en oro kring att arbetsmiljöforskningen och praktisk kontorsutveckling står långt ifrån varandra. 

Psykologin bakom dessa fynd är inte komplicerad. Vår hjärna har begränsad kapacitet att ta in och sortera intryck. Detta kräver uppmärksamhet och energi. När vi arbetar med en uppgift i en miljö som distraherar vår uppmärksamhet, krävs mer energi för att hålla fokus på uppgiften. I längden kan detta bli mycket krävande. Fortsättningsvis är vi människor rutinbundna, på gott och ont. Skälet till att vi är det i vår natur är att vi frigör tankeutrymme när vi automatiserar våra handlingar i vardagen. När vår vardag inte är lika rutinbunden, som den blir i ett flexkontor, krävs mer energi. Vi behöver då istället använda vårt tankeutrymme för att ta in information (vad ska jag göra idag, vilka platser är lediga, vem sitter var och vem behöver jag samarbeta med idag), bearbeta denna och fatta en mängd olika beslut. Sammanfattningsvis finns det risk för att i flexkontoren ägna energin åt att skapa förutsättningar för sitt arbete istället för att ägna energin till själva arbetsuppgiften. Detta kan öka stress och minska produktivitet.

Jag undrar om det är det så enkelt att flexkontoren passar på de arbetsplatser vars huvuduppgift kräver mycket interaktion, kreativitet och stimulans. Arbetsplatser vars arbetsmetoder bygger på fungerande administration, rutiner och noggrannhet behöver inte gynnas av kontorstypen på samma sätt. Arbetsgivaren bör därför göra en analys av arbetsuppgifternas och människornas behov innan väggarna rivs ner till förmån för den senaste trenden. Vilka människor gynnas och vilka påverkas negativt av den tilltänkta arbetsmiljön? Om framförallt, vad säger medarbetarna själva?

Kanske är det bättre att skynda långsamt och ställa oss försiktigt entusiastiska till kontorsmiljön som ständig mötesplats? Psykologens rekommendation: en flexibel inställning till flexibla kontor. 

Lisa Rydstad

Psykologkandidat Lunds Universitet

 Bild: https://www.flickr.com/photos/marc-hongkong/2404787666/in/photolist-5W1jeb-4PUtf9-5SDE9c-6fFHr-4Ffr1j-nQdp1n-mmprm9-3Z3E34-6RvEE1-8Q4fst-7VuBS4-62PBne-79BLam-6NAfAC-4EvaAj-yZ8xZ-fc4Dxy-aGwQ9-5mxFes-4yasU4-5V6aoK-7z1XQe-5HT3ru-pcCnE-asNkQ-75ER2a-bs5GyT-9JoqSx-79BLf9-mSFydV-dkPszd-aAF7vq-ng6VQA-3U2BmP-frwWQP-6DHCyt-4txmLp-acjBLP-Dawtc-bUjhPp-aRg4tx-aRg3X6-m5JjKn-fVp2iQ-6qsmcH-8uspTm-2pu4Lu-uogGi-5zJKY3-e6etci