I dagens slimmade samhälle där chefer förväntas öka storleken på medarbetargrupper och kraven på egna operativa uppgifter kan ligga som en snara runt halsen är just närvaro och tid för ledarskap något som ofta får stryka på foten.

Professor Eva Vingård har tillsammans med sin kollega Magnus Svartengren lett ett stort forskningsprojekt som handlar om att identifiera friskfaktorer inom kommuner och landsting. Forskningsprojektet ”Hälsa och framtid i kommuner och landsting” 1) handlar ytterst om hur vi organisatoriskt kan bygga friska organisationer där människor kan prestera och ha hälsan kvar. Där finns flera viktiga faktorer att beakta och jag har valt att fokusera på ledarskap.

I kommuner och landsting med lägst sjukfrånvaro finns skillnader mellan hur man arbetar med uppföljning och kontroll. Detta handlar bland annat om hur cheferna följs upp, dvs. hur vi kontrollerar att våra ledare agerar som förväntat. Det handlar också om hur högre chefer får feedback från de lägre cheferna.

I de friskare kommunerna och landstingen följs både cheferna och medarbetare i högre grad upp och utvärderas på sitt arbete.

I de friskare kommunerna och landstingen så sker uppföljning i högre grad genom direktkontakt. Chefen finns där. Man pratar med och är närvarande för sina medarbetare. Man har möten för uppföljning och/eller man är närvarande direkt i verksamheten. Chefer som finns geografiskt längre ifrån sina medarbetare tar sig tid att ta sig ut till verksamheten eller anstränger sig för att finnas tillgängliga på telefon eller e-post.

Professor Judith Komaki 3) har också studerat framgångsrika ledarbeteenden. Vad gör de egentligen? De chefer som får sina arbetsgrupper att både prestera och blomstra och också medarbetare som har hälsan på lång sikt?

Överst på listan över framgångsrika chefsbeteenden enligt Komaki står monitorering. Monitorering handlar om aktiv närvaro och intresse för hur medarbetaren löst sina arbetsuppgifter. Att ta sig tid för att ställa frågor och diskutera resultaten. Det handlar inte i första hand om att berätta för medarbetaren om hur jag som chef tycker att uppgiften skall lösas utan istället om ett äkta och uppriktigt intresse för hur medarbetaren löst sin uppgift. En dialog kring arbetsuppgiften helt enkelt.

Jaha, kanske ni tänker nu; skulle det krävas fleråriga forskningsstudier för att ta reda på det här? Ja, jag tror att de här studierna är viktiga för oss som befinner oss i arbetslivet eftersom betydelsen av ett närvarande ledarskap inte alltid syns direkt i lönsamheten för en verksamhet. Och ett närvarande ledarskap tar tid att utföra.

Nästa gång ledningen kommer med ett krav att vi ska öka medarbetargrupperna eller öka den egna operativa tiden så skulle den belastade mellanchefen kunna säga;

”Ja, fast vi vet ju från forskning att jag behöver ha tid att vara i dialog med mina medarbetare. Jag behöver ha tid för att diskutera måluppfyllelse och tid för att följa upp resultat tillsammans. I vardagen. Det räcker inte med en gång om året. Missar vi det kommer sjukskrivningarna som ett brev på posten. Det blir dyrt för oss. Därför föreslår jag att vi ser till att behålla strukturen som den är så att jag har tid för att utöva mitt ledarskap. ”

Ett annat viktigt fynd är att i friskare organisationer finns fungerande system och strategier för feedback. Kritik uppmuntras och accepteras och det finns kanaler där den kan lämnas. Organisationen präglas av ett öppet klimat där man uppmuntrar personalen att vara delaktig, att både föra fram goda idéer och komma med kritik.1,2)

Att det finns forum för kommunikation bidrar till vad forskarna kallar ”Relational Justice” dvs. huruvida medarbetarna uppfattar organisationen som rättvis och välvillig, och om organisationen bryr sig om sina medarbetare. Relational Justice är också kopplat till en friskare organisation.4)

I friskare organisationer får medarbetarna också stöd i att prioritera sina arbetsuppgifter och man uppmärksammar om personal ställer alltför höga krav på sig själva. Cheferna försöker också i högre grad vara förebilder genom att gå hem i tid själva.

Att lämna till en stressad, utarbetad medarbetare att själv lösa sin prioritering är som att säga till sin femåring ”idag får du gå hem från dagis själv för mamma hinner inte hämta dig”. Det är helt enkelt inte schysst. Kapaciteten att prioritera sitter i våra exekutiva funktioner och den tappar vi när stressnivåerna varit alltför höga under för lång tid. Att ge medarbetarna stöd i prioritering om jag som medarbetare har tappat den förmågan är att ta ansvar och inte att ta över.

Dock räcker det såklart inte med intresserad, engagerad chef för att skapa friska, produktiva arbetsplatser. Vi behöver också veta vad vi ska göra på jobbet, vi behöver ha tydliga mål som vi är delaktiga i att forma och vi behöver veta vem som gör vad. Bland annat. Men det får bli ett annat blogginlägg.

Maria Andersson Baeza, leg. psykolog, organisationskonsult PBM i Göteborg

maria.andersson@pbm.se 073 – 677 50 20

1.Hälsa & Framtid i kommuner och landsting 2013:1 http://dok.slso.sll.se/CAMM/Rapportserien/2013/CAMM2013_1.pdf

2.Hälsa & Framtid – ett forskningsprojekt om långtidsfriska företag delstudie 2; Tydliga strategier och delaktiga medarbetare i friska företag, 2008. https://www.researchgate.net/publication/237673542_Tydliga_strategier_och_delaktiga_medarbetare_i_friska_foretag

3.Komaki Judith, L; Leadership from an operant perspective, Psychology Press, 1998

4.Elovainio M, Kivimäki M, Vathera J, organizational justice; evidence of a new psychosocial predictor of helath. Am J Public Helath 2002; 92 (1); 105-8